Pesanan Pembelian atau Purchase Order(Single Item)

(Lihat multile item di Fungsi untuk pembelian dan penghabusan)

Salah satu fungsi utama dalam modul persediaan adalah fungsi Pesanan Pembelian atau Purchase Order. Fungsi ini memperbolehkan pemakai/pengguna untuk melakukan pesanan pembelian suatu item.

Untuk melakukan pesanan pembelian suatu item, pertama-tama pemakai harus masuk ke dalam modul persediaan, kemudian pilih dan fokuslah pada item yang akan dipesan pada daftar induk barang yang terdapat pada sisi kiri modul persediaan seperti dibawah ini (disini, saya telah mengklik item Skippy Creamy)

Berikutnya, pemakai harus mengklik tombol"PO" untuk memulai proses pesanan pembelian.

 Kursor akan langsung berada pada kotak jumlah pesanan, seperti dibawah ini.

Langkah pertama dalam pesanan pembelian adalah memilih nama penyalur/supplier yang dituju (pilihlah CASH sebagai penyalur/supplier jika anda tidak memiliki nama penyalur/supplier) atau anda dapat masuk ke dalam modul penyalur untuk menciptakan nama penyalur baru.

Langkah yang kedua  adalah memasukkan jumlah pesanan dan kemudian harga pesanan untuk pesanan pembelian sekarang. Langkah terakhir adalah mengklik tombol " Konfirmasi" untuk mengkonfirmasikan pesanan anda atau tombol “Batal” untuk keluar dari modul.

Jika tombol"Konfirmasi" telah di-klik, maka pesanan pembelian akan terdaftar pada modul kontrol pembelian.

Untuk melihat pesanan pembelian, pemakai harus masuk ke dalam modul pembelian dan meng-klik tombol "Pur" seperti dibawah ini.

 Ini akan menuntun pada modul kontrol pembelian seperti tampak dibawah ini.

Dalam modul kontrol pembelian ini, pemakai/pengguna dapat melihat informasi pesanan pembelian ( di sini adalah Skippy).

 Sebagai tambahan terhadap pembelian di atas, saya akan menempatkan pesanan untuk semua item, yaitu ” TOOTH PICKS ", “VICKS FORMULA 44 DT 54ML", dan ”BREAD SARI ROTI  TAWAR 370G" secara berurutan.

Pada gambar dibawah ini, pemakai dapat melihat pada daftar item di sisi kiri layar, daftar pesanan pembelian saat ini yang disortir berdasarkan urutan pemesanan (artinya pesanan pembelian yang pertama dibuat akan berada pada urutan atas dan pesanan pembelian yang terakhir dibuat akan berada pada urutan akhir).

Untuk melengkapi pesanan pembelian, pemakai harus melaksanakan proses checkIn item.

Untuk melaksanakan cek-in suatu item, pemakai harus mengklik ( memilih) item pada sisi kiri dan pusatkan pada item tsb, diikuti dengan mengklik tombol “CheckIn” untuk langkah berikutnya seperti pada tampilan dibawah. (Kursor secara otomatis terpusat pada jumlah Barang masuk).

Seperti pada tampilan diatas, fokus kursor adalah pada jumlah barang masuk. Pemakai harus memasukkan jumlah barang sesuai dengan jumlah yang sebenarnya (Jumlah barang ini belum tentu sama dengan jumlah pesanan). Sebagai tambahan, pemakai juga dapat memasukkan nomor faktur atau kwitansi bila ada kedalam ‘CheckIn ProofNum”, begitu juga halnya dengan tanggal kedaluwarsa item bila ada. Terakhir, pemakai harus mengklik tombol “Konfirmasi” untuk mengkonfirmasikan dan melengkapi proses cek-in item/barang.

Lebih dari itu, jika pemakai ingin mengubah tanggal cek-in, pemakai dapat mengklik “Tgl Barang Msk" dan mengubah tanggal cek-in sebelum meng-klik tombol “Konfirmasi”.

Harap diperhatikan, bahwa ststus pesanan pembelian adalah " PROGRESS " sebelum proses cek-in dilakukan dan status akan menjadi" COMPLETED" setelah proses cek-in dilakukan.

Ketika ada potongan harga/diskon pada pesanan pembelian, pemakai harus memasukkan informasi potongan harga pada pesanan pembelian sebelum melakukan cek-in. Untuk memasukkan informasi potongan harga/diskon, pemakai dapat mengklik tombol edit untuk memungkinkan mengedit pesanan pembelian dan kemudian masukkan  informasi potongan harga/diskon seperti dibawah ini. Kliklah tombol “Save” untuk menyudahinya.  

Setelah menetapkan informasi potongan harga/diskon, sistem akan melakukan penghitungan ulang nilai pesanan pembelian dan nilai netto akan tampak pada kotak " Total", seperti gambar di atas.

Pada contoh tampilan diatas, nilai total akan dihitung berdasarkan (50.00 X 700)X(1.0-0.1), jadi totalnya adalah 31,500